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  • Yasmin Rezende Dias

Saiba como gerenciar as contas da sua empresa

Atualizado: 20 de ago. de 2021

A Importância do Controle de Gastos em Uma Empresa

Tornar-se responsável pela total administração de uma empresa é uma atitude comum no meio empreendedor atual. Seja pela economia de verbas ou pelo próprio espírito do empreendedorismo e a sede de conhecimento, diversos empresários começaram a carregar suas empresas nas costas.


Essa atitude, embora seja nobre e garanta “grandes vantagens” ao empreendedor, pode trazer riscos para a empresa, principalmente para o gerenciamento de contas.

Assim como os demais setores de uma empresa, a gestão financeira não pode sofrer com atrasos, esquecimentos ou enganos.


As estatísticas não mentem: 6 em cada 10 empresários perdem o controle da sua empresa antes dos 5 anos e decretam falência.


Entre pequenas e microempresas, a má gestão financeira e a falta de organização contábil são os principais fatores que levam a fim do sonho empresário.

É fundamental que o empresário conheça a importância da contabilidade para a sua empresa e não trate as finanças como um objetivo secundário.


Todo o dinheiro que entra, sai ou é aplicado deve passar pelo conhecimento do responsável pelas finanças, por isso ele não deve estar sobrecarregado de tarefas de todas as áreas da empresa. Somente assim a organização contábil da empresa poderá dar certo.


Contrate Alguém Que Seja Responsável Pelas Finanças

O primeiro passo para garantir que todas as contas serão devidamente pagas e que não haverá nenhum tipo de imprevisto financeiro é delegar as funções de contabilidade para um escritório de contabilidade ou para um profissional especializado e educado financeiramente dentro da empresa.


Sobrecarregar um funcionário com tarefas além da gestão financeira prejudica a atualização de informações e atrasa o pagamento das contas. Não manter um profissional especializado na gestão financeira também impede que a sua empresa tenha uma visão mais ampla dos lucros e dos gastos da empresa.


Se você não tem um profissional assim na sua empresa, uma alternativa é encontrar um escritório de contabilidade que consiga atender a demanda da sua empresa, mantendo os gastos e despesas categorizados.


Delegar a gestão para um escritório de contabilidade não é um gasto desnecessário, mas sim uma forma de investimento para que os profissionais da empresa fiquem livres para atuar em suas funções.


Muitas vezes, um contador terá um olhar crítico sobre os gastos e saberá como administrar a entrada de recursos para quitar determinadas contas e realizar investimentos que gerem mais lucro para a empresa.


Ao contrário da visão simplista de apenas pagar as contas e retirar o valor que sobra ao final do mês, um profissional responsável saberá como programar determinados pagamentos e ainda conseguir descontos para obter uma renda mensal ainda maior.


Planejamento Financeiro e Gerenciamento de Contas

Embora encontrar um escritório de contabilidade para fazer a gestão financeira da sua empresa seja importante, é necessário o comprometimento da empresa em fornecer os dados fundamentais para a elaboração do planejamento financeiro e do gerenciamento das contas.


O contador irá observar todos os gastos e receitas da empresa e elaborará um planejamento financeiro indicando o custo médio da empresa mensalmente e apontando o lucro esperado. Além disso, também será possível designar quais pagamentos serão realizados em determinadas datas e qual será a origem do dinheiro usado para pagar tais faturas.


Esse é um dos motivos para o famoso Caixa 2 ser prejudicial para o planejamento da sua empresa. Vender sem nota oculta o real valor de receitas da sua empresa e faz com que o planejamento financeiro da empresa não reflita a realidade.

O planejamento financeiro também permite que a empresa receba previsões de lucros gerados através de investimentos, fator fundamental para quem deseja crescer sem depender exclusivamente dos lucros mensais.


Já o gerenciamento de contas será feito para evitar atrasos e garantir que todas as contas serão devidamente quitadas. Esquecer de pagar alguma fatura é muito comum quando o responsável pelas finanças realiza mais de uma função na empresa, portanto, com o gerenciamento de contas o empresário não correrá o risco de pagar multas ou ter algum serviço interrompido por inadimplência.


Registre e Categorize Cada um Dos Gastos e Receitas

Todo gasto deve ser colocado na ponta do lápis, e quanto maior for o histórico de gastos disponível para análise, mais fácil será para o contador, ou responsável de contabilidade, estabelecer os custos mensais e assim criar uma projeção financeira da empresa.


Montar o planejamento financeiro exige a análise completa dos gastos da empresa, partindo de gastos fixos como a conta de luz e água, até gastos esporádicos e detalhistas como aquisição de materiais de escritório e contratação de terceiros para funções como transporte ou autenticação de documentos.


Ao elaborar o fluxo de caixa, é importante que todos os gastos e receitas ali colocados sejam identificados para a análise futura.


Categorize os gastos de cada setor: essa é uma estratégia simples e muito eficaz para saber onde é possível reduzir custo sem desequilibrar as proporções de direcionamento financeiro. O mesmo deve acontecer com as receitas, pois é necessário conhecer a fonte de pagamentos e saber o que pode ser feito para aumentar o lucro.


Uma situação simples é observar as receitas por clientes, e ao perceber que um deles está comprando menos a cada mês, o responsável pela gestão financeira pode avisar ao setor de vendas ou marketing que é necessária uma ação para reconquistar o cliente e alavancar as vendas.


É nessa hora que ter a gestão financeira da empresa organizada faz a diferença. Você pode evitar perder um cliente e diminuir a receita, por ter uma visão objetiva de cada aspecto da empresa.


Como Analisar o Fluxo de Caixa

Por conter todos os gastos e receitas da empresa, o fluxo de caixa é o documento ideal para realizar a contabilidade da empresa. Nele estão contidas informações de todos os graus, informando do geral ao particular do fluxo financeiro.


Com esses dados é possível criar gráficos de projeções e direcionar valores sem prejudicar o dia a dia da empresa. Através de tal análise será possível controlar e identificar cada um dos gastos, criando padrões de compra e venda e compreendendo todo o funcionamento da empresa apenas através de seus números.


Além disso, com o auxilio do fluxo de caixa o contador poderá extrair o Demonstrativo de Resultado de Exercício e criar novas metas a serem batidas. O contador também saberá apontar quando e como o empresário poderá arriscar novas estratégias de venda, colocando os limites da empresa e abrindo mão de parte do lucro para a realização de novos investimentos.


A análise de fluxo de caixa deve ser realizada periodicamente, portanto, todas as informações devem estar atualizadas, trazendo detalhes de cada um dos valores e proporcionando uma visão ampla da situação financeira.


O contador deve estar capacitado para analisar minuciosamente cada uma dessas informações e extrair dali dados que possibilitem o crescimento empresarial. Em caso de problemas com pagamentos ou quedas abruptas no lucro da empresa, o contador deverá trazer estratégias financeiras que preserve a integridade empresarial e que possibilite o reajuste dos gastos e estabilize as contas, evitando a aquisição de dívidas e o comprometimento da renda da empresa.


Economize Sempre Que Possível

Entre as estratégias mais utilizadas para economizar dinheiro ao pagar contas em empresas, devemos citar o método de negociação de descontos.


Muitas empresas trabalham com descontos para pagamentos adiantados, seja mensalmente ou com a contratação de um pacote anual, como é o caso de alugueis e contratos de serviços de usabilidade e segurança.


Sempre que possível, o contador deve negociar e conquistar o máximo de desconto possível, porém para que isso não prejudique a empresa é necessário possuir uma reserva em caixa que possibilite a negociação e o pagamento adiantado.


Realizar o levantamento de preços e estabelecer um orçamento máximo para determinadas aquisições exige que seja realizada uma pesquisa maior, mas que tenha como resultado final boas economias à empresa. Ao invés de adquirir computadores na loja mais conhecida da cidade, faça um levantamento de valores e analise qual loja oferecerá o maior custo-benefício.


 Com o valor economizado, é possível investir na própria empresa, com a aquisição de matéria prima ou novos equipamentos de trabalho, ou em ações que gerem uma boa renda em longo prazo.


Contas Atrasadas? Saiba Como Resolver o Problema

No entanto, se a empresa carrega algum tipo de dívida ou conta atrasada, é necessário realizar uma abordagem mais objetiva da situação para que o problema seja resolvido o quanto antes, afinal, uma dívida não paga gera juros altos e por esse motivo que muitas empresas afundam em seus primeiros anos no mercado.


Primeiramente, entenda quais foram as dívidas que surgiram e por quais motivos elas apareceram. Isso será importante para analisar futuramente os gastos e evitar que o mesmo erro venha a acontecer. Em seguida, é necessário observar quais são os gastos que podem ser reduzidos ou cortados para que a dívida seja paga sem prejudicar diretamente a empresa. Muitas vezes realizar pequenos cortes em cada um dos setores é o suficiente para reduzir os gastos da empresa e conseguir arrecadar o valor necessário.


Organizar quais contas são prioridades no fluxo de caixa faz com que o contador e o empresário consigam decidir com maior facilidade quais métodos podem utilizar para contornar o período de crise na empresa. A categorização será responsável por apontar quais contas podem ser adiadas e com quais empresas deverão conversar sobre adiar pagamentos para quitar as principais dívidas.


Com o dinheiro em mãos é preciso estabelecer um diálogo para renegociação de dívida, ou seja, oferecer um valor próximo à dívida inicial para tentar escapar dos juros altos. Nesse momento, o diálogo é fundamental para conseguir quitar a dívida. Caso não tenha o dinheiro em mãos, vale a pena negociar um parcelamento da dívida e a redução de juros, para que o impacto financeiro seja menor.


Sem o fluxo de caixa e sem o planejamento financeiro não há suporte para compreender quais são os espaços em que há maleabilidade para negociar, nesse momento muitas empresas apenas juntam todo o dinheiro necessário e quitam a dívida, criando novas dívidas em setores que são ainda mais prejudiciais para a empresa. O controle da contabilidade é fundamental para saber administrar as contas e criar um bom planejamento financeiro para a empresa.


O Segredo Para Gerenciar as Contas da Empresa

O verdadeiro segredo para gerenciar perfeitamente as contas de uma empresa, no entanto, não está ligado ao software em que o fluxo de caixa está apoiado, tampouco sobre o quanto uma empresa lucra todos os meses. Embora tais informações sejam importantíssimas para o gerenciamento de contas, o maior segredo está na disciplina do contador.


Arquivar diariamente as contas e categorizar fielmente todos os dados necessários para a análise faz com que, no futuro, o processo de interpretação dos mesmos seja mais fácil e intuitivo. Deve-se, portanto, separar algumas horas do dia e criar o hábito de atualizar o fluxo de caixa, e quando não houver atualizações a serem feitas, categorizar e analisar as informações ali contidas, assim como agendar pagamentos e priorizar contas que estão para vencer.


O contato diário com as finanças faz com que não haja uma aura mística sob os números da empresa, tornando-os não apenas mais acessíveis, como também de interesse de todos os empresários e colaboradores. Além disso, em situações de emergência ou em caso de novas propostas e oportunidades, ter um fluxo de caixa atualizado e categorizado faz com que seja mais fácil analisar o potencial da empresa para aceitar ou rejeitar tais propostas.

A análise, no entanto, deve ser feita periodicamente, para que haja material suficiente para constatar o lucro da empresa sem que tal número seja distorcido por contas que não se encaixam em tal período.


Muitos escritórios de contabilidade preferem realizar a análise mensal do fluxo de caixa, mas isso exige experiência e dedicação para analisar todo o fluxo mensal e extrair dali informações relevantes para a empresa. Logo, para aqueles que não pretendem contratar os serviços de um escritório de contabilidade, é fundamental que não se deixe todas as informações para serem analisadas de uma vez.


O processo de gerenciamento de contas, quando realizado com dedicação, se torna muito mais simples do que aparenta, contudo, é necessário que haja comprometimento por parte da empresa e do contador para que os dados analisados sejam verdadeiros e nenhuma despesa ou receita fique de fora do fluxo de caixa.


Com um gerenciamento detalhado e com a consciência acerca do controle de gastos torna-se muito mais fácil garantir o crescimento de uma empresa, pois haverá embasamento das informações e projeções financeiras realizadas por profissionais.


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