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Falta do XML das NFe’s gera multa pesada
Atualizado: 22 de mar. de 2022
Não preciso falar do quando as NFe’s facilitam as nossas vidas todos os dias, descomplicando e muito os processos de transações comerciais entre empresas e consumidores.
Porem, além das facilidades oferecidas pelas NFe’s, elas também possuem obrigações quanto ao seu armazenamento e o armazenamento dos seus dados.
A NFe e o DANFE
A NFe é um arquivo eletrônico em formato .XML e é a partir de deste arquivo que é gerado o DANFE – o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica que é o documento em papel que acompanha a mercadoria desde o distribuidor até o destinatário. Como o próprio nome já diz, o DANFE é um documento auxiliar a Nota Fiscal.
Em resumo a NFE é um arquivo, em formato XML que substitui as antigas notas fiscais impressas devendo como elas, serem armazenados dentro do previsto pela legislação.
O DANFE é um documento impresso que tem por objetivo acompanhar as mercadorias comercializadas desde o estabelecimento do vendedor até o estabelecimento do comprador.
O armazenamento das NFe
Primeiramente é necessário frisar que ao emitente da NFe é obrigatório a disponibilização e o envio dos arquivos digitais da NFe (em formato XML0 ao destinatário da encomenda no momento da sua geração e autorização (Portaria CAT-162/2008, art. 27, Parágrafo único, item 2).
Após a emissão da NFe e seu posterior envio ao destinatário da encomenda, tanto o emitente, como o destinatário da NFe deverão guardar o arquivo digital em formato XML por um prazo de 5 anos, para futura apresentação o fisco quando for solicitado.
Importante: O que deve ser guardado é o arquivo digital em formato .XML e não o DANFE (a parte impressa que acompanha a encomenda), pois é a partir do XML que o DANFE é gerado.
Além disso o armazenamento do XML é muito mais fácil e possui um custo muito menor em comparação ao armazenamento da DANFE. Por serem arquivos digitais, podem ser feitas cópias de segurança de cada NFe, que podem ser armazenadas em diversos locais (Nuvem, Cd-Room, Pen Drive, HD externo…).
Assim no caso de sinistro em sua empresa essas informações não serão facilmente perdidas. Além disso podem ser recuperadas e enviadas aos órgãos públicos muito mais facilmente no caso de fiscalização.
Dispensa da guarda da NFe
O destinatário da NFe fica dispensado do armazenamento do XML se ele não for contribuinte credenciado a emitir NFe (não obrigado a NFe).
Nesses casos, o destinatário poderá guardar o DANFE relativo a NFe e a escrituração poderá ser efetuada com base nas informações da DANFE.
Portanto, o contribuinte não obrigado a emitir a NF-e está dispensado da guarda dos arquivos digitais (XML) das NFe recebidas, mas está obrigado a verificar a validade e autenticidade da NFe recebida.
Conclusão
Como visto, é de suma importância a guarda e conservação pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos dos arquivos XML de NF-e emitidas e recebidas, para apresentação ao Fisco, quando solicitado.
A não apresentação ao Fisco dessas obrigações acessórias no prazo legal, ou a apresentação com dados falsos ou sem comprovação (sem os arquivos XML), sujeitará a empresa a penalidades (multas) previstas na legislação, que variam de 1% sobre o valor da operação (de entrada ou saída) a R$ 1.500,00 por cada mês de atraso.
Portanto fique atento aos arquivos XML de NFe que você recebe, guarde-os bem e faça alguns backups (de preferência em Nuvem). Não esqueça de fazer o mesmo com os arquivos de NFe que você gera, pois a sua guarda é tão importante quanto as dos que você recebe.
Uma boa dica é manter os arquivos organizados por data, facilitando ainda mais o processo de encontrar e enviar os arquivos necessários ao Fisco quando for solicitado.
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