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Como organizar seus documentos?
Atualizado: 3 de set. de 2021
Sabemos que muitas vezes é “chato” ficar correndo atrás de um monte de papéis e arquivos para apresentar à sua contabilidade. A situação piora quando você não possui uma rotina de organização, tendo que, no final, “caçar” esses arquivos para achá-los, não é?
90% dessa situação pode ser resolvida de uma maneira: criando uma rotina de organização.
“Mas eu não tenho tempo! Como eu vou tirar horas ou minutos preciosos dos meus dias pra ficar apenas organizando papelada?” – E é aí que você se engana.
Se mantermos uma rotina diária, as tarefas ficam muito mais simples e rápidas: você não precisará ficar horas procurando documentos quando precisar e achará facilmente seus arquivos. Você poderia fazer isso apenas uma vez, enquanto nos outros dias só seria necessário adicionar os novos arquivos na sua gaveta ou no seu computador.
Só existem vantagens! Você economiza tempo, aproveita os próximos dias que seriam usados para achar esses arquivos para organizar outras coisas e a sua contabilidade fica feliz com a organização!
Muitas vezes, quando nos entregam os documentos desorganizados, acabamos por passar horas apenas para etiquetar os papéis e organizar da forma que deveria – atrasando o tempo do seu atendimento e as solicitações internas da sua contabilidade. Além disso, outras situações podem acontecer quando os documentos não estão devidamente organizados, como:
Perda de dados importantes;
Dificuldades em encontrar documentações;
Documentos que se apagam e deterioram com o tempo (como as notas fiscais, por exemplo);
Demora para reorganizar os arquivos físicos.
Estabeleça um local específico para guardar seus documentos!
Separar uma pasta no seu computador ou até mesmo uma gaveta na sua casa/empresa para os arquivos físicos é o primeiro passo para iniciar a sua rotina de organização. Assim, fica tudo junto em um lugar só. não havendo necessidade de, futuramente, revirar a casa ou a empresa inteira atrás deles.
Pense na segurança!
É interessante que o lugar onde os arquivos estejam seja seguro. Caso você os tenha em um computador público, coloque em uma pasta com senha (você pode achar facilmente um tutorial no Google ou no Youtube). Caso seus documentos sejam físicos, você pode colocá-los em uma gaveta com chave, ou até mesmo escondê-los em um lugar que só você e seus sócios saibam!
Simples, não é?
Quaisquer dúvidas sobre organização, não hesite em falar com a gente! Quem sabe não podemos te ajudar? =)
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