5 Dicas Importantes para Gerenciar Melhor o Seu Negócio

A organização é a chave para gerir negócios e suas finanças. Aprenda a gerenciar e cuidar melhor da contabilidade de sua empresa com estas 5 dicas abaixo.

Ir ao escritório de contabilidade pode parecer como uma dor de cabeça, especialmente durante a época de impostos. É trabalhoso separar cada recibo, fatura, notas fiscais e pagamentos todo mês, mas ser organizado e preparado com os registros financeiros é um ponto crítico para um proprietário de negócios.

Não há nada mais aterrorizante, caro ou arriscado do que aparecer no escritório do seu contador no final do ano com uma caixa de sapatos cheia de documentos. É impossível superestimar a importância e o benefício de controlar corretamente suas informações financeiras a cada mês. Não deixe que as ervas daninhas em forma de papelada e os problemas de fluxo de caixa atrapalhem o importante trabalho de crescimento do seu empreendimento.

Que tal se você pudesse saber sempre para onde o seu negócio está indo e pudesse começar a tomar decisões mais informadas sobre ele? Manter seus registros financeiros também torna seus relatórios fiscais e os seus pagamentos muito mais gerenciáveis.

Toda empresa, grande ou pequena, está sempre preocupada com uma coisa – o seu gerenciamento de tempo e dinheiro. Uma boa gestão e uma boa contabilidade é crucial para sobreviver à uma economia volátil e à concorrência. Pequenas empresas, especialmente, precisam ter cuidado com suas decisões financeiras desde o início.

Como você pode ver, é preciso muito mais do que apenas uma boa ideia para ter um negócio de sucesso. Toda empresa precisa de uma estrutura financeira que gere lucro. Por isso, criamos estas 5 dicas para ajudar empresários a gerenciarem melhor os seus negócios. Pronto para crescer?

1. Utilize ferramentas que trabalhem para o seu negócio

Já está ocorrendo uma adoção em massa de ferramentas financeiras de software. Proprietários de pequenas empresas tem mais opções do que nunca para captar, controlar e analisar seus dados financeiros, mas com essa escolha vem uma maior necessidade de entender as opções e fazer decisões informadas sobre a plataforma mais adequada para cada tipo de empreendimento.

Encontre um sistema que funcione para você. Converse com seu contador sobre as informações que você deve manter e as coisas que você precisa saber para ser bem-sucedido e desenvolver um processo realista para captar apenas essa quantidade precisa de informações.

Escolha um software de gestão que faça sentido para o seu negócio. Quando se trata de software, há uma variedade de diferentes soluções: Conta Azul, Omie, Bling e Nibo, Questor e por aí vai….. O melhor software depende da sua empresa, e vale a pena considerar várias opções antes de tomar uma decisão.

Se você ainda não moveu seus dados financeiros de um software de desktop para a nuvem ainda, essa deve ser sua primeira tarefa. Ferramentas baseadas em nuvem permitem ver os insights em tempo real, e elas podem ser acessadas de qualquer lugar, a qualquer momento. A capacidade de manter um olho em suas finanças lhe dá uma grande flexibilidade como o proprietário do negócio.

Se você já escolheu uma solução online, certifique-se de que essa é a certa para você e a sua empresa. Hoje mais do que nunca, há uma infinidade de opções para escolher, e se você não está satisfeito com seu serviço atual, você sempre pode fazer a troca para outra plataforma que melhor corresponde às suas necessidades.

Se você estiver em casa, no escritório ou viajando, você pode convenientemente trabalhar com seus dados de qualquer lugar. É isento de erros, livre de problemas e totalmente seguro, baixíssimo investimento inicial, além de opções boas no quesito custo x benefício.

2. Separe suas finanças pessoais das empresariais

Misturar suas finanças pessoais e empresariais, inevitavelmente resultará em confusão. Pode parecer conveniente manter tudo em um único cartão ou conta bancária, mas em última análise, isto fará o controle de seus gastos ser muito mais complicado do que precisa ser e ainda estará Infringindo a lei. Mantenha sempre separadas as suas finanças pessoais e as de negócios. Isso deve ajudá-lo a controlar seus gastos e mantê-lo no controle. Você também fará uma boa ação ao abrir uma conta poupança/aplicação dedicada à sua empresa, onde você poderá transferir uma certa quantia de dinheiro de cada pagamento que você receber e gradualmente construir um investimento considerável. Você pode usar este dinheiro para pagar os impostos e despesas que ocorrem em determinadas épocas do ano, como 13o salário, férias por exemplo.

Comece por abrir contas separadas de banco e separe os cartões crédito para você e o seu negócio. Se você quer ter sucesso, você precisa ser capaz de monitorar e controlar os indicadores-chave de desempenho. Você precisa saber o seu placar, e alguns dos elementos mais importantes incluem o fluxo de caixa, despesas, receitas, lucros e assim por diante.

Planeje com antecedência. Sempre haverá problemas de negócios que precisam ser resolvidos hoje, mas quando se trata de suas finanças, você precisa ter planejamento para o futuro. Se você não está de olho nos próximos 2 a 5 anos à sua frente, você está atrás da concorrência.

3. Fique atento a mudanças no pagamento de impostos

Para continuar andando em direção a seus objetivos de longo prazo e melhorar os seus lucros, mantenha suas práticas de contabilidade em ordem. Se você tiver problemas para separar o valor estimado de seus impostos, estipule um pagamento mensal. Dessa forma, você pode tratar o pagamento de impostos como qualquer outro custo mensal de suas despesas de funcionamento.

Você pode ir longe fazendo sua própria contabilidade, quando você estiver apenas começando. Mas, uma vez que você esteja pronto para declarações fiscais, muitas vezes perceberá que você não sabia o suficiente ou que não deseja gastar tanto tempo para descobrir. Procure um escritório de contabilidade para ajudar a maximizar quaisquer vantagens fiscais.

Por exemplo, este ano, uma lei foi sancionada pelo prefeito Napoleão Bernardes, beneficiando a contabilidade em Blumenau com uma Lei Complementar que fixa em 2% o ISS sobre o preço dos serviços de contabilidade. Uma nova legislação sempre busca um equilíbrio dentro da legalidade jurídica e tributária, e se for algo que vá beneficiar o seu tipo de negócio, você deverá ficar atento.

4. Contrate uma contabilidade séria e capacitada

Já dissemos isso várias vezes neste artigo. Se gerenciar suas próprias finanças está começando a te deixar nervoso, é hora de pensar em procurar um escritório de contabilidade qualificado.

Muitos empresários têm uma tendência a tentar cuidar de tudo. Embora seja fácil enxergar como apenas mais um gasto, um escritório de contabilidade pode ajudá-lo a poupar dinheiro a longo prazo. Você será liberado para trabalhar em tarefas de alto valor que mantém o negócio seguindo em frente, enquanto o escritório lida com o tédio da contabilidade e tritura os números para você.

Muitos proprietários de pequenas empresas precisam lidar com suas finanças por si só e não estão dispostos a terceirizar. Enquanto você pode pensar que está economizando dinheiro ao fazer você mesmo, isso pode realmente prejudicar o seu negócio se as finanças não são o seu ponto forte.

Os meandros da contabilidade muitas vezes caem fora da expertise do empreendedor comum. Há muita gente inteligente e capaz lá fora que pode tirar esse peso da sua cabeça para que você possa se concentrar naquilo pelo que você é apaixonado. Há uma boa chance de seu negócio prosperar quando você for capaz de dedicar toda a sua atenção no que você faz de melhor, enquanto as tarefas técnicas e financeiras são terceirizadas. Todo mundo precisa de ajuda, especialmente um empresário interessado em fazer um enorme sucesso em seu empreendimento.

5. Lembre-se de monitorar, medir e comparar

Estude o seu desempenho financeiro e use demonstrações financeiras do passado para futuras receitas, despesas e fluxo de caixa da empresa. Ter esse conhecimento irá ajudá-lo a tomar melhores decisões para o seu negócio. E lembre-se de sempre comparar suas opções de empréstimo, antes de tomar uma decisão.

Manter o controle sobre os custos do trabalho – pagando funcionários, incluindo a si mesmo, pode ser sua maior despesa. Tome nota das horas extras, gratificações e outros benefícios que você oferece, para evitar erros.

Mantenha-se organizado e planeje o futuro. Monitore o seu desempenho. É fundamental que você, como dono de uma empresa, mantenha o controle sobre a movimentação do seu dinheiro, especialmente quando grandes quantidades estão envolvidas. Continue monitorando o seu desempenho financeiro em comparação com as demonstrações financeiras passadas para suas futuras receitas e despesas. Esteja ciente desses aspectos, pois isso irá ajudá-lo a tomar decisões informadas para o seu negócio.

Seguir firme no acompanhamento de suas finanças permite tomar decisões melhores a longo prazo. Sem estas informações, o planejamento sobre o que vem pela frente pode constituir em um desafio. Se você não está visando o futuro do seu negócio, você pode ser pego de surpresa. Se você quiser chegar à frente e se manter à frente da concorrência, você deve planejar algo em torno de 2 a 5 anos de antecedência.

Você será capaz de atenuar surpresas indesejáveis, se você ficar no comando da bola. Mesmo se despesas inesperadas surgirem, se você estiver praticando conservadorismo em seus gastos, você não deverá ter grandes problemas.

Sempre faça um orçamento. Parte de se manter organizado e planejado para o que vem pela frente, inclui a criação de um orçamento. Muitos proprietários de negócios acreditam que este passo seja maçante e desnecessário, mas a importância de um orçamento poderia ser igualada ao valor de um plano de negócios bem formado.

Um orçamento não é uma ferramenta de planejamento sobre como cada centavo deve ser gasto. Pelo contrário, é um quadro que você pode usar para ajudá-lo a tomar decisões de forma lúcida, seja aumentando seu gasto de comercialização, ou cortando custos de expansão para manter seus lucros nos trilhos.

Faça um orçamento e use-o como seu guia. Não permita forçá-lo a decisões que você não quer fazer, mas use-o para fazer ajustes, quando e onde necessário.

Bônus: Se você tem que trabalhar 80 horas por semana, você não é rentável! Esta lição é interessante. Muitos empresários passaram pelos primeiros estágios de crescimento da sua empresa colocando todo o seu tempo e energia em seus negócios à custa de sua saúde e de seus relacionamentos. Enquanto você pode pensar que é bom por curtos períodos, isto não deve fazer parte de seus cálculos financeiros a longo prazo. Simplesmente não é sustentável.

Se sua empresa parece estar engatinhando ainda, deve ser porque você está trabalhando ao seu esforço máximo, mas seus números só ficarão grandes uma vez que você escale sua carga de trabalho. Isso se você não entrar em colapso por exaustão primeiro. Ou seja, estude de que forma você poderia delegar as suas tarefas, para que, assim, você possa atrair uma carga de trabalho ainda maior.

Se você optar por aplicar a filosofia de não hackear o seu crescimento e deixar que o seu negócio cresça conforme o tempo no seu ramo de atuação, certifique-se de que seus custos de mão de obra sejam totalmente contabilizados, não desvalorizando o tempo que você investe para se doar ao negócio, além de todos os envolvidos nesse processo.

Considerações finais

A realidade é que muitos empresários não conseguem manter o controle de suas finanças. Quer queiram ou não, isso pode significar perder oportunidades para minimizar as suas despesas e maximizar seus lucros.

A preparação da contabilidade do seu negócio pode levar tempo, mas o resultado final vale a pena. Não desmereça o esforço. Mesmo se você não for considerar tão cedo um escritório de contabilidade como uma das partes mais importantes do seu negócio, lembre-se de que será questão de tempo até que você queira agilizar o seu processo, permitindo que você possa desenvolver um passo a passo simples para o seu melhor gerenciamento.

Faça um esforço para simplificar a organização de suas finanças e a contabilidade do seu negócio, para continuar seguindo em frente. Isto permitirá sustentabilidade e estabilidade a longo prazo. Ser proprietário e responsável pelo seu próprio negócio pode ser excitante, mas também pode ser estressante, especialmente quando se trata de lidar com as finanças de forma lucrativa. Não deixe seu negócio sofrer devido à uma pobre gestão do seu dinheiro.

Lembre-se das 5 dicas acima e dê ao seu empreendimento um futuro brilhante. A contabilidade é a espinha dorsal de qualquer negócio, por isso, aprender boas práticas contábeis é uma obrigação.

Entre em contato com um contador (se você não tiver um) e peça pela melhor direção sobre por onde você deve começar!

Boa sorte!

Autor: Woelfer Tecnologia Contábil

PS: Lembrando que você sempre pode estar falando com a Woelfer para tirar as suas dúvidas!

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