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  • Amanda Cadore dos Santos

POR QUE DEVO TERCEIRIZAR O FINANCEIRO DA MINHA EMPRESA?

Você é gestor de uma empresa e deseja saber mais informações sobre a terceirização do setor financeiro?


Tem interesse no assunto, mas ainda não sabe de fato do que se trata essa prática?


Como sabemos, algumas instituições já terceirizam algumas atividades ligadas ao setor administrativo, de manutenção ou serviços de marketing, e isso ocorre há um bom tempo no mercado.


Porém, quando se trata de repassar os dados financeiros para outra companhia, isso muda de figura, pois, nesse caso, há muitas variáveis envolvidas.


Contudo, na maior parte das vezes os resultados dessa transferência são satisfatórios, uma vez que acaba saindo mais barato fechar uma parceria com contadores experientes que fornecem feedbacks importantes sobre o estabelecimento.


Por isso, muitos gestores estão aderindo a esta inovação, delegando essa atividade para outra empresa que preste o serviço de contabilidade.


Depois de ler este conteúdo, você terá noção do que é esse processo de terceirização, o que é preciso para efetuar essa tarefa, bem como as vantagens de executá-lo.


Ficou interessado nesta temática? Então, continue a leitura!


Terceirização do setor financeiro: entenda o que é esse conceito

Terceirizar o setor financeiro significa transferir as atividades ligadas às finanças para outra equipe de especialistas, ou seja, outros contadores que não fazem parte da sua instituição.

Como essa função é uma atividade-meio, geralmente os contadores que atuam como prestadores deste serviço trabalham efetivando rotinas contábeis e administrativas, indo desde a manipulação de planilhas de gastos até tarefas como planejamento financeiro.


Com essa nova realidade, é possível notar um maior comprometimento das organizações quanto a delegação dessas funções.


Antigamente, a terceirização era mais usada para a área de limpeza e publicidade; porém, nos últimos anos, essa nova política é feita por um extenso número de companhias, dado que os resultados disso foram além de uma mera redução de despesas.


Assim, os empresários viram que esse ato funciona como uma ação estratégica para o negócio.


Dessa forma, o BPO Financeiro, ou simplesmente o BPO (Business Process Outsourcing) – como é chamado a Terceirização de Processos de Negócios – começou a ser investida em outros campos, como logística, Recursos Humanos e a área de finanças.


Tendo como base que o financeiro é uma das partes mais essenciais da empresa – que ocupa mais tempo e recursos – , a terceirização desse setor tornou a rotina de trabalho mais eficaz, econômica e prática.


Apesar de ser uma solução muito proveitosa, é necessário que cada empreendimento, antes de tudo, analise o seu cenário para que comece essa adaptação.


A boa notícia é que, em geral, os pequenos e médios negócios se adaptam muito bem a essa mudança, principalmente pelo fato de terem um quadro de funcionários menor e também em razão da alta manutenção dessa atividade na empresa.


Quero terceirizar o financeiro da minha empresa. O que devo saber?

Com uma demanda crescente pela terceirização dos processos financeiros, os gestores têm procurado com mais frequência a prestação de serviços que envolvem a otimização do dia a dia agitado, o qual é repleto de obrigações administrativas e de gestão.


É interessante notar que até mesmo ações mais completas estão sendo delegadas pelos empreendedores, os quais estão buscando aumentar a produtividade e a qualidade do trabalho.


Para se ter uma ideia, vamos recorrer a obra “Mapa do Empreendedorismo na Contabilidade 2020”, do Professor, Mentor e Conselheiro da Omie, Roberto Dias Duarte, que consiste em um estudo de mercado sobre os escritórios de contabilidade do Brasil.


Segundo a pesquisa do autor, os escritórios de contabilidade que ofereciam o serviço de BPO em 2020, tiveram um ganho 57% maior do que aqueles que não ofertavam esse trabalho.


Como visto, a procura por essa solução tem crescido em um número expressivo, o que só demonstra que as organizações estão mais interessadas em delegar o setor financeiro para outro prestador de serviço.


Primeiros passos

Aliado a essa questão, os gestores possuem outra missão: a de escolher um profissional capacitado, com experiência comprovada para executar essa gestão financeira com zelo e eficiência.


Para tal, é preciso que ele também conte bons recursos tecnológicos para que o processo saia conforme o esperado.


Inclusive, é extremamente vital que essa equipe de profissionais tenha uma comunicação clara e um suporte de qualidade para contornar possíveis problemas técnicos.


Depois da definição das atividades a serem desempenhadas pelo escritório de contabilidade, esse colaborador já pode iniciar como será feita a transição dos dados, sempre lembrando de não ferir a política interna da companhia contratante.


Aliás, o contador (ou a equipe de contadores) têm o dever de informar passo a passo da transferência de informações, bem como os recursos que usou para esse fim, no intuito de deixar o empreendedor atualizado.


Quanto à empresa que solicitou os serviços, esta tem a atribuição de entregar de forma verídica os relatórios, planilhas de gastos mensais e/ou de controle financeiro e tudo mais que compreender o setor de finanças.


Geralmente alguns dos encargos que o prestador de serviços contábeis fica responsável refere-se a:

  • Administração do fluxo de caixa;

  • Controle de contas a pagar;

  • Controle de contas a receber (recebíveis);

  • Serviço de controladoria;

  • Fechamento de caixa;

  • Acordo bancário;

  • Recebimento de causas administrativas e/ou judiciais;

  • Tributos e atividades do campo fiscal;

  • Estudo e acompanhamento dos indicadores de desempenho.

Como vimos, o BPO se mostra altamente eficaz na reunião e organização de todos os ofícios financeiros e contábeis do estabelecimento.


Quais as vantagens de terceirizar as finanças do meu negócio?

Se você leu o artigo que publicamos o qual citava a diferença entre contratar ou terceirizar o departamento financeiro do seu negócio, é bem provável que esse tópico esteja mais claro para você.


No entanto, se você leu o outro texto, porém não entendeu completamente sobre os benefícios de usar o serviço de BPO, ou mesmo se quer se aprofundar nesse assunto, a seguir a gente vai trazer mais razões para que você tome a sua decisão.


Portanto, se você ainda está em dúvida sobre transferir o setor financeiro para outra prestadora de serviços contábeis, acompanhe o que você pode estar perdendo ao não aplicar essa metodologia no seu empreendimento.


Redução de despesas

Essa é uma das principais vantagens da terceirização financeira, uma vez que essa prática diminui custos com itens operacionais, número de técnicas aplicadas na gestão da empresa e no ambiente fiscal.


Além disso, há uma redução na quantidade de obrigações trabalhistas, pelo motivo de que, ao invés de contratar uma equipe própria (que sai mais caro), esse recurso é usado na manutenção da terceirização (solução mais econômica).


Logo, quando adicionamos as despesas com treinamentos de funcionários, processos logísticos, capital humano e diversos outros pontos, fica evidente que contratar o BPO sai mais em conta.


Atenção maior a atividade-fim da empresa

Sem dúvidas, no momento que a instituição fica a cargo de todas as atribuições – administrativo, RH, finanças etc. – é bem capaz que, em um momento ou outro essa atenção seja desviada do foco da organização, isto é, da sua atividade-fim.


Sendo assim, podemos notar que alguns gestores se perdem quando o assunto é tomar decisões estratégicas e assertivas.


Em muitos casos, isso se deve a grande quantidade de funções que o estabelecimento demanda, podendo causar a falta de direcionamento em ações próprias ao interesse do empreendimento.


Em outras palavras, isso quer dizer que o tempo do administrador fica reservado a tudo, menos ao planejamento de ações estratégicas, comunicação com os clientes, melhora do desempenho da equipe e soluções inovadoras para o negócio.


Portanto, ao invés de darem atenção ao que a empresa comercializa, os empresários acabam perdendo muito tempo em outras funções, principalmente na área de contabilidade.

Ao passo que esse serviço é transferido para profissionais capacitados, haverá mais tempo para planejamento de tarefas que realmente sejam da atividade-fim.


Crescimento da qualidade da gestão financeira

A terceirização do setor financeiro possibilita às empresas uma melhora das aptidões de gestão, e isso sem a necessidade de dobrar despesas ou investir em soluções mais complexas.


Desta maneira, se a administração interna leva a processos burocráticos e cansativos, delegar as finanças a pessoas de fora da empresa traz mais agilidade e versatilidade.


Dados precisos

Além das já conhecidas rotinas burocráticas, o contador responsável pelo departamento financeiro tem como objetivo fornecer os dados essenciais sobre a saúde financeira da empresa contratante.


Tendo isso em mãos, os gestores terão uma base sólida para a tomada de decisões mais certeiras e como foco no crescimento do negócio.

Criação de soluções inovadoras

Quando a empresa cuida de muitos departamentos, ela tende a realizar as atividades de modo automático, muitas vezes levando a soluções burocráticas e repetitivas.

Isso acontece muito na área contábil, ainda mais por se tratar de um mercado que envolve muitos documentos e dados.


Por outro lado, ao fechar parceria com um colaborador que possui expertise no assunto, esse profissional tem capacidade de oferecer soluções mais inovadoras na resolução de tarefas, uma vez que seu campo de atuação é focado em um só assunto: a contabilidade.


Como realizar a terceirização do departamento financeiro de forma correta?

Agora que você já está inteirado sobre os benefícios de terceirizar o financeiro da sua empresa, chegou a hora de entender na prática, como esse procedimento deve ser feito.

Acompanhe o passo a passo que preparamos:


1. Estabeleça o que vai ser terceirizado

Primeiramente, enquanto gestor, você precisa definir o que vai ou não ser terceirizado; ou seja, quais tarefas serão transferidas para o prestador de serviços contábeis.


Decida o que deve ser compartilhado, de que forma, em quais quantidades e como será essa passagem de informações.


Ao passo que tarefas como cálculo de impostos são de fácil transmissão, obrigações fiscais envolvendo relatórios e/ou controladoria geral demandam mais tempo e uma relação de cumplicidade com o prestador de serviços.


2. Escolha do profissional contábil

Como as empresas estão buscando soluções mais econômicas, as quais trazem um bom custo-benefício, a terceirização depende em grande parte da escolha ideal do contador/equipe de contabilidade que vai desempenhar o serviço.


Logo, também é importante avaliar se esse prestador utiliza softwares modernos e eficientes.


Atualmente, muitas instituições já aderiram ao sistema de gestão integrada, o ERP, assim como a análise de dados (Big Data) e Inteligência Artificial.


Sendo assim, leve em consideração o método de trabalho do profissional, assim como as ferramentas que ele usa e principalmente a experiência comprovada na área.


3. Analise os detalhes da contratação

Assim como em qualquer contrato, é fundamental que ambas as partes leiam com atenção as determinações previstas no documento. Nesse cenário não poderia ser diferente.


Então, para evitar problemas futuros, analise com atenção cada detalhe firmado no contrato de prestação de serviços.


Coloque critérios claros para o encerramento do acordo, caso isso venha a ocorrer, e também estabeleça o ato da contratação os que deve ser seguido pelo trabalhador, isto é, as exigências da empresa contratante.


4. Dedique um bom tempo antes de fechar parceria com a empresa terceirizada

Transferir o setor financeiro não se baseia somente em uma conversa com o contador, uma vez que é importante investir em um processo de seleção que vá de encontro às expectativas da sua empresa.


Apesar de muito benéfica, o início da terceirização pode ser um pouco difícil, até mais do que a escolha do contador.


Por isso, a fim de prevenir gastos desnecessários e esforços, é vital fazer um estudo do que sua empresa espera do prestador de serviços, dado que a função dele é trazer benefícios para o seu negócio e não dor de cabeça.


5. Acompanhe os resultados

Por fim, continue mantendo uma comunicação clara e constante com o contratado, avaliando se ele está cumprindo o que foi acordado no contrato.


Avalie também o desempenho do seu empreendimento após a terceirização.


Utilizar plataformas online e sistemas de acompanhamento em tempo real pode ser uma boa maneira de acompanhar de perto esse processo de terceirização.


Conclusão

Como pudemos perceber, terceirizar o financeiro da sua empresa é uma atitude que traz muitos benefícios.


Contudo, é imprescindível contar com a experiência de profissionais competentes e especializados na área contábil.


Então, se você é dono de uma pequena ou média empresa e tem dificuldades em organizar o setor financeiro do seu negócio, ou não tem tempo suficiente para isso, contratar um escritório de contabilidade que fique responsável por suas finanças é a solução ideal.





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