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Como os Pagamentos Indevidos Podem Prejudicar o Seu Negócio 4 anos ago

Como os Pagamentos Indevidos Podem Prejudicar o Seu Negócio. A contabilidade de uma empresa é fundamental para que haja um planejamento minuciosamente calculado e para que os setores consigam se organizar de acordo com seus limites financeiros, mantendo assim uma estrutura harmoniosa e não causando grandes oscilações no fluxo de caixa.

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No entanto, podem ocorrer diversas modificações no orçamento de uma empresa quando a mesma é afetada por cobranças ou pagamentos indevidos, criando grande desarmonia entre os valores estimados e o saldo final disponível.

Como Funciona a Saúde Financeira de Uma Empresa

Em suma, para que a empresa funcione em equilíbrio, é necessário que todos os seus gastos e receitas sejam previstos e analisados, para que o contador tenha conhecimento da movimentação financeira da empresa e assim possa calcular quais são as possibilidades de pagamentos para gerar ainda mais lucro.

No entanto, com a cobrança indevida não é possível calcular estimativas de receita ou despesa e quando o erro ocorre com maior frequência torna a saúde financeira de empresa inviável.

Afinal, mesmo sendo vista como uma modalidade de enriquecimento, a cobrança indevida sem má-fé traz apenas prejuízos ao empresário.

O escritório de contabilidade deve, portanto, estar sempre atento aos contratos e aos valores tributários cobrados à empresa, enquanto os vendedores devem prestar atenção nos números e nas negociações com seus respectivos clientes.

O Que São os Pagamentos Indevidos?

Os pagamentos indevidos são, no geral, cobranças realizadas pela empresa que foram pagas por clientes e que tiveram seus valores debitados em conta.

Faturas duplicadas são um grande problema para empresas que trabalham com prestação de serviço de assinatura, por exemplo, pois uma vez que a fatura é enviada e quitada pelo cliente, mesmo quando não há mais nenhum tipo de relação contratual, a empresa é obrigada a reembolsar o cliente lesado, uma vez que foi responsável por emitir uma cobrança indevida.

Além disso, esse recolhimento não autorizado, ou acima do necessário, é considerado como forma de enriquecimento ilícito, pois viola termos contratuais e infringe o Código de Defesa ao Consumidor.

A falta de negociação em tais situações, assim como a negligência do reembolso podem ser utilizadas como provas para processos de danos morais, prejudicando ainda mais a empresa tanto em seu viés financeiro quanto na popularidade e no engajamento com seu público consumidor.

Embora o pagamento indevido soe como uma situação anormal e esporádica, ocorre com grande frequência entre empresas, principalmente em casos onde a compra é debitada mais de uma vez por erro do sistema ou desatenção no momento do pagamento.

O número de reclamações acerca de pagamentos indevidos cresce exponencialmente no PROCON e tem preocupado diversos empresários, uma vez que o valor a ressarcido pode comprometer diretamente o orçamento da empresa.

Contudo, engana-se quem acredita que apenas o consumidor pode ser lesado com pagamentos indevidos.

Constantemente empresas percebem a necessidade de contratar um contador ou um escritório de contabilidade por perceberem que os tributos estão sendo cobrados de forma desproporcional, e que parte do lucro está sendo utilizada para pagamentos indevidos de sua empresa para com o Estado.

Tipos de Pagamento Indevido

São diversas as causas de um pagamento indevido, principalmente quando falamos do comércio rotineiro e de empresas que trabalham com a impressão de boletos e envio de faturas via correios.

No entanto, as cobranças excessivas ou até mesmo injustas também devem ser consideradas como pagamento indevido.

Caso seja cobrado um valor por um serviço não solicitado ou haja um valor acima do que fora cobrado, o cliente tem total direito, uma vez que comprove o pagamento, de solicitar o reembolso dobrado do valor com ajustes de juros e correção monetária.

A cobrança ilegal ou já extinta também desencadeia situações de pagamento indevido, onde o indivíduo pode recorrer por métodos judiciais para que tais cobranças sejam anuladas e para que seu valor seja ressarcido de acordo com seus direitos como consumidor.

Ao oferecer um serviço ou produto, é fundamental que o vendedor confira os valores e determine os prazos de início e término de cada contrato, pois a cobrança indevida, embora lese o consumidor, possui um impacto muito maior para a empresa.

No âmbito empresa-Estado, são frequentes as situações onde há cobrança indevida de tributos e nesse caso cabe ao contador relacionar se os valores cobrados são passíveis ou não de ressarcimento do valor através de órgãos do Estado.

O pagamento indevido de tributos tende a ocorrer devido a pequena variação na porcentagem cobrada, atingindo o empresário como uma cobrança desproporcional que, em sua maioria, não consegue ser ressarcida de forma integral, apenas abatida de pagamentos futuros.

A empresa, portanto, deve estar atenta não apenas em suas cobranças, como também nos pagamentos que realiza, uma vez que isso pode afetar diretamente seus resultados financeiros e desencadear um ciclo de cobranças indevidas.

Para que exista total controle e otimização financeira em uma empresa é essencial que os valores sejam contabilizados de forma justa.

Por Que a Sua Empresa Pode Sofrer Com os Pagamentos Indevidos?

Primeiramente, a empresa terá um fluxo de caixa irregular, logo, não será possível que o escritório de contabilidade ou o contador responsável calcule os gastos e tenha certeza do quanto há de receita verdadeira na conta de uma empresa.

Ao interferir no fluxo de caixa todos os demais segmentos da empresa sofrem consequências, principalmente aqueles que estão diretamente ligados com o financeiro, como o setor de vendas e o administrativo.

Em segundo lugar, é fundamental colocar que uma empresa que lida constantemente com pagamentos indevidos sofre consequências imediatas, como o ressarcimento de quantias em dobro e gastos para tornar o processo possível, como a contratação de advogados e contadores para estipular a quantia que deve ser reembolsada ao cliente.

O terceiro ponto a ser considerado é a falta de controle do pagamento de impostos, uma vez que isso interfere diretamente na contabilidade e nos rendimentos da empresa.

Se a cobrança de determinado tributo está 5% mais alta do que esperado, isso significa que há um pagamento indevido excessivo, e cabe ao contador apontar tal falha para ressarcir os valores que são de direito da empresa.

Evite a Cobrança Indevida

Sendo assim, é importante que o escritório de contabilidade e a empresa trabalhem em conjunto para evitar situações de cobrança indevida, ou seja, é fundamental que o contador (ou profissional responsável pelas contas da empresa) converse com os demais funcionários e aponte os verdadeiros problemas da cobrança indevida.

O escritório de contabilidade também será responsável por elaborar métodos de controle de pagamento relacionados aos tributos anuais da empresa, analisando se os valores cobrados condizem com os gastos empresariais de modo a evitar que a empresa venha a sofrer as consequências por cobranças indevidas de tributos.

Nas vendas, por exemplo, a abordagem deve envolver os valores e as negociações, fazendo com que a equipe cobre apenas o que fora acordado e que evite problemas simples apenas por conferir o valor cobrado no pagamento via cartão.

Já para o setor de recursos humanos o diálogo possui outra abordagem, pois a lista de funcionários deve estar perfeitamente atualizada para que não haja problemas durante o pagamento, seja por ausência ou por excesso do mesmo.

Enquanto isso, os responsáveis pela emissão de boletos e pelo cadastro de clientes devem estar atentos aos prazos, de modo com que não sejam reenviadas faturas sem a solicitação e que a empresa não realize cobranças que não estejam definidas por contratos.

Ao mesmo tempo, o contador deve buscar o máximo de informações acerca dos direitos tributários e suas respectivas atualizações, para que a empresa não sofra com cobranças que não lhe dizem respeito e evitando transtornos relacionados às cobranças e a tentativa de ressarcir um valor que lhe cobrado como tributo indevido.

Uma vez que as quitações tributárias são obrigatórias para todas as empresas, é necessário redobrar a atenção antes de realizar os pagamentos e saber também quando sinalizá-los como indevidos para que a empresa não sofra consequências diretas por inadimplência.

O escritório de contabilidade deve ter total acesso aos valores que chegam e saem da empresa e seus respectivos destinos, podendo organizar planilhas e compreender onde é possível poupar para aumentar os lucros da empresa.

O fluxo de caixa também permitirá a análise completa da contabilidade de uma empresa, facilitando a comprovação de gastos e ganhos ao longo do ano em caso de problemas relacionados aos pagamentos indevidos de tributos.

Consequências em Longo Prazo

Em longo prazo a ocorrência de pagamentos indevidos pode prejudicar não apenas o financeiro da empresa, que terá de lidar com multas e ressarcimentos constantemente, mas principalmente a imagem da empresa para com seus clientes e consumidores.

Uma empresa de internet em Blumenau, por exemplo, pode vir a enviar duas faturas para um mesmo cliente ao longo do mês, indicando que o pagamento é fundamental para que o consumidor consiga acessar o serviço contratado.

Ao perceber o equívoco da empresa, o cliente poderá olhar diretamente na fatura e localizar a empresa, comunicando-a do problema e confirmando que tal fatura não lhe diz respeito.

Em seguida, a empresa entrará em contato com seu escritório de contabilidade em Blumenau para informar sobre o equívoco e garantir que tal valor não seja contabilizado como receita futura.

Esse simples gesto garante que o cliente não seja lesado em primeiro lugar, e que a empresa possa ficar atenta e prevenir mais ocorrências como essa, mas afeta o controle do fluxo de caixa e pode vir a prejudicar futuras análises contábeis.

Da mesma forma, empresas que não conhecem realmente suas dívidas para com o Estado e pagam além do necessário, tendem a sofrer com o desbalanceamento do orçamento ao final de um longo período.

Essa questão prejudica a empresa por impossibilitar seu crescimento e fazer com que uma cobrança indevida seja quitada para que a empresa opere normalmente.

Atualmente é possível encontrar diversas empresas que perdem clientes pela constante falha com faturas e pagamentos indevidos e que se perdem na própria contabilidade por não conhecerem seus deveres e obrigações tributários.

Portanto, vale a pena investir na capacitação da equipe para garantir que esses erros não ocorram e que todas as cobranças sejam quitadas de acordo com a sua real necessidade, não havendo assim nenhum tipo de injustiça para ambas as partes.

Investir em um Escritório de Contabilidade

Ainda no quesito de investir na contabilidade da empresa, deve-se citar a importância do escritório de contabilidade para o cálculo financeiro e para os ajustes e planejamentos necessários.

Somente uma equipe de profissionais qualificados e especializados em finanças poderá apontar quais mudanças são necessárias para se obter melhores resultados e possibilitar um crescimento mais rápido e otimizado dos lucros.

Além disso, o contador saberá apontar quais receitas serão destinadas para determinados pagamentos.

Em casos de pagamentos indevidos, será necessário remanejar a origem das receitas para que as contas da empresa sejam quitadas de acordo com os valores disponíveis.

Caberá também ao escritório de contabilidade realizar o levantamento dos pagamentos indevidos e encontrar saídas para ressarcir do valor pago pelos clientes sem prejudicar o fluxo de caixa atual.

O pagamento indevido pode vir a prejudicar toda e qualquer empresa, no entanto, àquelas que não possuem um setor de contabilidade e um fluxo de caixa bem organizados sofrerão ainda mais com as consequências legais dos pagamentos indevidos.

Além disso, o escritório de contabilidade estará sempre atento para compreender quais são as taxas que devem ser pagas pela empresa para o Estado e quais as porcentagens referentes à empresa, uma vez que o pagamento indevido de tributos tem como principal fonte de ocorrências a discrepância devido às cobranças excessivas.

Estar atento aos números e prestar contas ao governo é mais do que necessário, porém um empresário que carrega a empresa sozinho não terá tempo, tampouco conhecimento para organizar tamanha documentação e ainda estar em dia com todas as faturas.

Sendo assim, o apoio e o conhecimento minucioso de um contador fazem toda a diferença ao evitar que, em primeiro lugar, os tributos sejam cobrados de forma indevida, e que caso isso ocorra, seja possível restituir e recuperar o valor através de comprovantes de pagamento e da documentação da empresa, junto à processos judiciais e comprovação de que houve cobrança indevida do próprio Estado.

O desconhecimento acerca de tais detalhes é uma das principais causas de cobranças indevidas, fazendo com que não haja correção dos valores cobrados e que as empresas continuem pagando, durante anos, valores incoerentes com seu porte empresarial no mercado.

 

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