Saiba como organizar os gastos de sua empresa

O Grande Erro na Hora de Empreender

Começar uma empresa do zero é uma tarefa árdua, que exige tempo, estudo, paciência e muita dedicação durante anos. Para os empreendedores, administrar uma empresa pode ser uma tarefa extremamente estressante e desgastante, principalmente quando levamos em consideração equipes pequenas e com funcionários que realizam multitarefas para manter o funcionamento da empresa de forma harmônica.

No entanto, uma equipe pequena pode parecer vantajoso em um primeiro momento, mas em longo prazo é preciso fazer com que a rede de funcionários aumente e que as tarefas sejam redesignadas de acordo com a especialização de cada indivíduo. Um administrador, por exemplo, certamente terá experiência com finanças, mas o foco de seu trabalho é fazer com que a empresa receba as orientações necessárias de modo que todos os setores sejam complementares uns aos outros e possibilite assim o funcionamento otimizado e prático da empresa.

Um dos maiores erros cometidos por microempresas e pequenas empresas é a desvalorização de especialistas em sua rede de funcionários. Ao prezar pela agilidade e pela equipe reduzida, o empresário deixa de contratar um escritório de contabilidade com profissionais capacitados e tenta carregar a gestão financeira nas costas até que o colapso seja inevitável. A probabilidade de uma empresa que não possui um especialista em contabilidade declarar falência é muito alta, principalmente nos dois primeiros anos, quando os gastos deixam de ser contabilizados e as dívidas começam a surgir.

A Importância da Gestão Financeira Para Uma Empresa

A gestão financeira é a base para que uma empresa se mantenha e consiga conquistar novos consumidores com o passar do tempo. É através do processo de análise e organização financeira que poderão ser escolhidos os setores nos quais investir e quanto a empresa está lucrando dia após dia. Se uma empresa não possui o auxílio de um escritório de contabilidade, certamente desenvolverá métodos de pagamento que comprometerão parte da renda ou viverão com um lucro próximo à zero e sem possibilidades de investimento.

Somente através da análise detalhada dos gastos e depósitos que será possível compreender o desenvolvimento da empresa e assim calcular o lucro e as expectativas financeiras para os próximos meses. Além de garantir segurança financeira, a gestão do capital facilita a compreensão econômica da empresa. O empresário e, caso existam, investidores terão total conhecimento dos extratos bancários e do direcionamento de toda a verba da empresa.

Para aqueles que ainda não possuem capital o suficiente para investir em um contador ou tesoureiro capacitado, vale a pena o estudo de gestão financeira via internet e a capacitação dos funcionários responsáveis pelas contas da empresa. Assim, haverá a certeza de que o dinheiro está em mãos competentes e que tudo está sendo devidamente contabilizado.

Como Começar a Organizar os Gastos

O primeiro passo para começar a organizar os gastos de uma empresa é separar as contas pessoais das empresariais. Se for preciso, abra uma conta para a sua empresa e desvincule os pagamentos de seu cartão, pois além de tornar a interpretação dos gastos mais difícil, o uso de conta pessoal para tratar de pagamentos da empresa pode vir a desencadear gastos irregulares e perda de dinheiro que poderia estar sendo investido na própria empresa.

Em caso de empresas com mais de uma conta, vale a pena unir todos os dados, mas manter identificações exclusivas para cada cartão. Confundir instituições bancárias é um erro que pode desencadear juros altíssimos e problemas de longo prazo. Se possível mantenha apenas uma conta para a empresa e organize tudo o que for relacionado à gestão financeira nessa conta.

O uso do internet banking pode facilitar o acesos às informações diárias da conta bancária da empresa, e o conhecimento do saldo é fundamental para que exista a gestão em curto, médio e longo prazo. Se a sua empresa vive sempre no limite com o negativo, é hora de rever os passos dados e encontrar quais gastos estão sendo responsáveis por reduzir o lucro. Tanto o empresário quanto o contador devem conhecer os gastos para que os dados possam começar a ser contabilizados.

Crie Fluxo de Caixa

A forma mais prática de conhecer a origem do dinheiro que chega à empresa e o destino de todos os pagamentos é através da organização de um fluxo de caixa, sistema esse que computa todo e qualquer gasto ou receita que cheguem à conta da empresa. Sendo assim, ao realizar uma compra de materiais, o valor deve ser anotado no fluxo de caixa, o mesmo vale para a entrada de pagamentos e para contas que estão programadas no débito automático.

O fluxo de caixa deve contar com todas as transações de receitas, despesas, contas a pagar, contas que serão recebidas, empréstimos financeiros, reembolsos e rendimentos. Em caso de desvalorização do investimento os dados também devem ser contabilizados no fluxo de caixa. Dessa forma, todo o dinheiro da empresa estará sendo monitorado, tendo registro de sua origem, valorização (em caso de investimentos) e seu destino final.

Anotar os gastos e compreender quanto de capital entra em determinado período faz com que o empresário tenha maior controle da situação, sabendo o quanto pode arriscar e quando deve parar de agir de forma impulsiva visando o lucro. Uma planilha de fluxo de caixa torna a contabilidade algo concreto, palpável e claro o bastante para evitar problemas ou confusões com clientes e pagamentos.

Softwares de Controle ou Planilhas?

Assim como em nosso dia a dia, a tecnologia chegou ao mundo empresarial com novidades realmente relevantes. Atualmente é possível adquirir softwares de controle financeiro que organizam, setorizam e discriminam todos os gastos, de modo que o empresário deve apenas adicionar os valores diários e o próprio sistema se responsabiliza por categorizar cada uma dessas transações. Os Softwares podem ser facilmente adquiridos e oferecem grande respaldo para profissionais que não estão acostumados a lidar com o financeiro de uma empresa.

No entanto, para aqueles que não possuem total confiança no novo método e buscam uma forma tradicional de manter o controle financeiro atualizado, é possível criar tabelas no Excel que contabilizam os valores e auxiliam na discriminação dos gastos. A opção do livro caixa, embora pareça atraente por sua facilidade e por não envolver nenhum tipo de tecnologia, torna-se um problema quando analisamos do ponto de vista prático, pois além de exigir que as contas sejam feitas de forma manual, está passível de perdas ou avarias físicas, como danificação de páginas, tudo isso somado ao fator de dificuldade, visto que as correções exigem mais tempo e paciência por parte do contador responsável.

Categorize as Despesas e as Receitas

Para tornar o fluxo de caixa mais claro e facilitar a compreensão das despesas e das receitas, é importante que exista a categorização das transações. As contas do dia a dia não devem ser colocadas na mesma categoria que uma despesa emergencial, assim como o recebimento de um pagamento fixo não pode ser categorizado junto à um pagamento de um cliente esporádico.

Usar cores e símbolos é uma das formas mais práticas de subdividir o fluxo de caixa, mas vale salientar que o padrão deve ser seguido sempre e que uma vez misturadas as categorias há uma perda de funcionalidade do fluxo de caixa. O documento de contabilidade deve ser estruturado com fácil compreensão e organização intuitiva, ou seja, agrupamento de despesas e receitas de acordo com suas principais características dentro da empresa.

Essa técnica, além de garantir maior organização da planilha como um todo, proporciona visibilidade futura, pois o gestor sabe o quanto está para entrar na conta da empresa periodicamente e também sabe para onde esse valor será direcionado, não comprometendo assim o restante do orçamento e garantindo o crescimento do lucro líquido.

Analise o Fluxo de Caixa Por Períodos

Ao analisar os dados catalogados no fluxo de caixa, busque analisar períodos menores de tempo, como um progresso semanal, quinzenal ou, no máximo, mensal das contas. Assim será possível ter uma visão detalhada dos gastos e ainda uma percepção clara dos lucros. As analises mensais são uma vantagem por abrangerem contas como aluguel e condomínio, ou seja, valores que são abatidos somente uma vez ao mês. No entanto, para conhecer à fundo a organização financeira de uma empresa a opção de análise semanal pode ser a melhor escolha. Tudo irá depender da forma como os pagamentos são realizados.

A análise financeira deve ser realizada por um especialista, para que somente então seja possível traçar planos de investimento e, caso seja necessário, realizar pequenos ajustes para melhorar a rentabilidade da empresa e evitar que erros básicos sejam cometidos novamente. Enxergar o fluxo de caixa de modo detalhado é uma das principais formas de compreender o funcionamento da empresa, pois é ali que está apontada a eficiência do produto ou serviço oferecido e o bom relacionamento com clientes e credores. Conheça os Gastos Fixos de Sua Empresa

Salários, contas de luz, água, internet e condomínio devem estar programadas antes mesmo de dar início às atualizações do fluxo de caixa, assim, a empresa não terá problemas com cortes e deverá garantir um valor mínimo já reservado mensalmente para quitar tais faturas. Programar os valores fixos possibilita que o gestor de finanças enxergue os gastos de forma mais ampla, compreendendo inclusive o quanto custa manter a estrutura da empresa e seus respectivos funcionários.

Ao conhecer os verdadeiros custos básicos de uma empresa, caberá ao empresário decidir se ainda é viável investir em tal negócio ou se é importante realizar ajustes para reduzir os gastos. Uma empresa que sofre com a queda nas vendas, por exemplo, deve repensar a necessidade de determinados espaços para a produção e talvez seja importante mudar para um escritório mais acessível. Afinal, além das despesas já esperadas, o empresário terá de arcar com os demais pagamentos e extrair de todo o trabalho um lucro que seja satisfatório para todos.

Programe Pagamentos e Investimentos

Evitar multas é um passo para quem quer organizar os gastos da empresa, principalmente para aqueles que deixam de utilizar o débito automático em conta e preferem realizar os pagamentos de forma pessoal e individualmente. Programar os pagamentos via internet banking ou até mesmo com o gerente do banco é uma forma de ter certeza de que as contas serão quitadas, desde que exista saldo para isso, e que não surgirão grandes surpresas financeiras. Em alguns casos é possível até mesmo negociar descontos por pagar faturas antes do prazo de validade. O diálogo e a persistência podem render bons descontos ao final do mês.

É essencial que o escritório de contabilidade programe investimentos da empresa, mesmo que com baixa rentabilidade, com parte do valor arrecadado no lucro da empresa, dessa forma, haverá sempre uma reserva gerando ainda mais lucros e a empresa não terá problemas ao contabilizar os rendimentos em relação à inflação. A programação de investimentos é uma forma paralela de conseguir lucrar com uma empresa já consolidada, além disso, é uma estratégia inteligente para aqueles que costumam manter um saldo alto em conta corrente, pois evita que esse valor seja gasto e o direciona para uma alternativa rentável.

Tenha Demonstrativos de Resultados

Para ter certeza de que a empresa está trazendo resultados é importante ter sempre em mãos demonstrativos de resultados, ou seja, documentos que comprovem o lucro líquido e que apontem o crescimento da empresa. Em geral, o demonstrativo de resultado tem como cálculo principal a subtração do valor em conta antes da análise do valor presente na conta ao final do período determinado.

Em suma, o demonstrativo de resultado é uma versão mais limpa do fluxo de caixa, que traz como informação principal o valor conquistado como lucro. Ao comparar diversos demonstrativos de resultados é possível estabelecer projeções de crescimento e determinar quais são os períodos mais vantajosos para a empresa ao longo do ano. Uma empresa que produz brinquedos, por exemplo, terá lucros maiores durante o segundo semestre, devido à comemoração do Dia da Criança e às vendas de natal, portanto, o gestor de finanças deve programar no primeiro semestre um valor para ser investido e assim possibilitar o crescimento orgânico das vendas sem que haja problemas com demandas ou falta de produto no mercado.

Mantenha a Organização

Por fim, crie o hábito de atualizar as contas diariamente, tentando manter o máximo de fidelidade aos prazos e aos pagamentos efetuados. Não confunda datas e caso seja preciso, tenha sempre em mãos um extrato bancário e comprovantes de pagamento, assim você poderá conferir todos os dados antes de lança-los em seu fluxo de caixa. Durante os primeiros meses essa tarefa pode parecer irrelevante, mas conforme a empresa for ganhando notoriedade, será necessário um domínio maior das planilhas de gastos e uma maior participação da equipe de gestão financeira nas escolhas empresariais.

Em longo prazo pode ser interessante reservar um horário ao final do dia para atualizar o caixa e contabilizar as transações realizadas. Quando a atualização é realizada com comprometimento e precisão, os dados podem agir em favor da empresa e garantir privilégios como descontos em pagamentos adiantados e reserva para investimento. No entanto, em situações onde o caixa é atualizado mensalmente não é possível estabelecer metas ou reconhecer o quanto de lucro a empresa está conquistando a cada dia.

Uma empresa do Vale do Itajaí cuja gestão financeira está bem estruturada e possui suporte de um escritório de contabilidade em Blumenau, por exemplo, tem maiores chances de conquistar o mercado, tanto pela confiança adquirida acerca de seu potencial financeiro, quanto pela organização e pelo planejamento que possibilitam à empresa o privilégio de arriscar e conquistar novos consumidores.

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